Davet Salonu Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken 15 Kriter

Rehber · 10 dk okuma

Keşif gezisine giderken

Salonu boşken görmek yeterli değildir. Mümkünse kurulu haldeyken, hatta bir etkinlik sırasında görmeye çalışın. Boş bir salon her zaman olduğundan büyük, kurulu bir salon ise her zaman olduğundan küçük görünür.

15 kriter

1. Gerçek kapasite. Salonun ilan ettiği kapasite genellikle dans alanı ve sahne düşülmeden verilir. "Kaç kişi oturur" değil, "benim düzenimle kaç kişi rahat oturur" diye sorun.
2. Bölünebilirlik. Konuk sayınız salonun kapasitesinin altındaysa salon perde veya paravanla küçültülebiliyor mu? Bölünemeyen salonlarda küçük davetler boş ve soğuk görünür.
3. Akustik. Salonda yüksek sesle konuşup yankıyı dinleyin. Yankılı salonlarda müzik bulanıklaşır ve konuşmalar anlaşılmaz.
4. İklimlendirme kapasitesi. Boş salonda serin olması yeterli değil; 200 kişi ve dans altında sistemin yetip yetmediğini sorun.
5. Havalandırma. Özellikle duman efekti ve kalabalık kullanımda hava sirkülasyonu kritik.
6. Mutfak. Salonda yerinde mutfak var mı, yoksa yemek dışarıdan mı geliyor? Yerinde mutfak, sıcak servis kalitesini doğrudan belirler.
7. Ses sistemi ve harici bağlantı. Kendi DJ'inizi getirebiliyor musunuz? Bağlantı noktaları uygun mu?
8. Işık kontrolü. Işıklar dimmer'lı mı? Gelin girişi veya sürpriz ânı için karartma yapılabiliyor mu?
9. Hazırlık odası. Gelin, sünnet çocuğu veya konuşmacı için ayrı bir alan var mı?
10. Tuvalet sayısı ve konumu. Konuk sayısına oranla yeterli mi, salondan uzak mı?
11. Otopark ve ulaşım. Konuklarınız arabayla mı gelecek, toplu taşımayla mı? Park kapasitesi buna göre değerlendirilmeli.
12. Engelli erişimi. Yaşlı ve engelli konuklarınız için giriş, tuvalet ve oturma erişimi uygun mu?
13. Kurulum ve toplama süresi. Kurulum saatleri kiralama süresinden düşülüyor mu? Bu madde çok sık gözden kaçar.
14. Sözleşme detayı. Kapsam kalem kalem yazılı mı? "Süsleme dahildir" ifadesi yeterli değildir; hangi süsleme, ne ölçüde?
15. İptal ve erteleme koşulları. Tarih değişikliği mümkün mü, hangi şartlarda? Kaparo iadesi nasıl işliyor?

Gizli maliyetlere dikkat

Teklifler arasında karşılaştırma yaparken toplam rakama değil, kapsamlara bakın. Sık karşılaşılan ek maliyet kalemleri şunlardır:

• Kurulum ve toplama süresi için ek saat ücreti
• Dışarıdan gelen ekipler için 'servis payı' veya 'giriş ücreti'
• Sandalye giydirme, kurdele, masa örtüsü gibi 'süsleme dışı' sayılan kalemler
• Jeneratör, ek ısıtıcı veya klima kullanım ücreti
• Fazla konuk için kişi başı ek ücret
• Pasta kesim ücreti (dışarıdan pasta getirildiğinde)

Bu kalemleri keşif sırasında tek tek sorun ve cevapları sözleşmeye yazdırın. "Sorun olmaz, hallederiz" cümlesi sözleşmede yer almadığı sürece bağlayıcı değildir.

Fiyat karşılaştırması nasıl yapılır?

Farklı salonlardan gelen teklifleri karşılaştırmanın en sağlıklı yolu, kişi başı toplam maliyeti hesaplamaktır. Toplam bedeli konuk sayısına bölün ve kapsamları yan yana yazın. Bu yöntem, düşük görünen ama kapsamı dar olan teklifleri hızlıca ortaya çıkarır.

Sormayı unutmayın

• Etkinlik günü salonda bir sorumlu bulunacak mı, kim?
• Aynı gün başka bir etkinlik var mı?
• Son konuk sayısını en geç kaç gün önce bildirmeliyiz?
• Ödeme planı nasıl, kalan bakiye ne zaman ödenecek?
• Teknik prova için salonu önceden kullanabilir miyiz?
• Galeri fotoğrafları bu salona mı ait?

Son madde özellikle önemli. Bazı salonlar galerilerinde başka mekânların veya stok fotoğrafların görsellerini kullanıyor. Gördüğünüz fotoğrafın hangi salonda çekildiğini mutlaka sorun.

Karar aşaması

En az üç salon gezmeden karar vermeyin. Üç salon, bir referans aralığı oluşturmanız için yeterlidir. Karar verirken sadece fiyata değil, görüşme sırasında aldığınız cevapların netliğine de bakın: sorularınıza net ve yazılı cevap veren bir ekip, etkinlik gününde de net çalışır.